Dịch vụ Quản lý Vận hành

Các bất động sản có kết hợp các yếu tố sở hữu riêng trong môi trường sử dụng chung (chung cư, văn phòng, cửa hàng…) đều cần có một đầu mối quản lý vận hành (QLVH) để đảm bảo duy trì được một môi trường sử dụng hài hòa các lợi ích. Hoạt động QLVH sẽ đảm bảo các giá trị chung cho bất động sản đó, bao gồm: an ninh cho người và tài sản, duy trì cảnh quan và làm sạch, hệ thống kỹ thuật được vận hành tốt với các kế hoạch bảo dưỡng, bảo trì phòng ngừa rủi ro xuống cấp, và được sửa chữa kịp thời khi hao mòn tự nhiên hay phát sinh, và giám sát thực hiện các quy tắc hành xử trong môi trường cộng đồng.

Là đơn vị cung cấp dịch vụ tiên phong trên thị trường đang ngày càng phát triển về quy mô, yêu cầu, Công ty An Điền Peaceland tập trung cung cấp dịch vụ QLVH cho nhiều bất động sản đã và đang được đưa vào sử dụng. Trong phần lớn các trường hợp, đó là dịch vụ trọn gói dưới một đầu mối được chúng tôi thiết lập, với đội ngũ nhân sự kinh nghiệm, yêu nghề, với bộ quy trình QLVH chuẩn được đúc kết nhiều năm, hướng tới việc đem lại một môi trường sử dụng văn minh, bình đẳng cho các bên có lợi ích.

Nhà Chung Cư

Cộng đồng cư dân là khách hàng của chủ đầu tư và là người chủ thực sự của mỗi tòa nhà chung cư. Vì thế, trong quản lý chung cư, An Điền không chỉ quan tâm tới chủ đầu tư mà còn đặc biệt chú trọng vai trò của cư dân, ban quản trị.

Chúng tôi hi vọng mỗi cư dân thông qua ban quản trị, sẽ được tham gia sâu vào việc quản lý và có quyền quyết định các chính sách quan trọng, các vấn đề cốt yếu của chung cư. Từ đó tạo nên bản sắc cộng đồng, tạo nên giá trị nhân văn, môi trường sống ngày càng văn minh và hiện đại hơn; đồng thời nâng cao giá trị bất động sản theo thời gian.

Chăm sóc khách hàng

Khách hàng (cư dân, người sử dụng, làm việc trong các tòa nhà) là những người thụ hưởng trực tiếp và gián tiếp các dịch vụ quản lý vận hành bất động sản. Để khách hàng được chăm sóc, trợ giúp khi cần thiết, một loạt các công cụ được An Điền sử dụng nhất quán, bao gồm:

* Hướng dẫn sử dụng hay Quy định về sử dụng được ban hành, phổ biến tới các khách hàng;
* Cơ sở dữ liệu về khách hàng;
* Cơ chế tiếp nhận, xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng của khách hàng;
* Áp dụng các chế tài cần thiết để đảm bảo mọi khách hàng được đối xử bình đẳng, các vi phạm được xử lý kịp thời;
* Có kế hoạch định kỳ thu thập thông tin và đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng;
* Điều chỉnh hoạt động phù hợp nhằm tăng sự thỏa mãn khách hàng nếu cần thiết.

CHÚNG TÔI THỰC HIỆN VIỆC QUẢN LÝ VẬN HÀNH BẰNG VIỆC DUY TRÌ VÀ ĐIỀU KHIỂN HOẠT ĐỘNG:

Quản lý kỹ thuật

Hệ thống kỹ thuật là xương sống của mỗi tòa nhà. Quản lý vận hành hệ thống kỹ thuật bao gồm vận hành, bảo trì, và bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật đó. Tập hợp các hệ thống chuyên ngành với các chức năng khác nhau, hệ thống kỹ thuật luôn phải được ở trong tình trạng có thể vận hành bình thường 24/7. Các hệ thống chuyên ngành bao gồm:

* Hệ thống kết cấu, xây dựng
* Hệ thống điện (trạm biến áp, tủ điện trung thế, tủ điện tổng, tủ điện tầng…)
* Hệ thống máy phát
* Hệ thống điều hòa không khí, thông gió
* Hệ thống thang máy
* Hệ thống điện nhẹ
* Hệ thống cấp thoát nước, xử lý nước thải và khí thải
* Hệ thống quản lý tòa nhà (BMS)
* Hệ thống phòng cháy chữa cháy
* Hệ thống kiểm soát an ninh
* Hệ thống lau kính tòa nhà (gondola)
* Hệ thống chiếu sang, biển hiệu
* Hệ thống thiết bị bếp, kho gas trung tâm (nếu có)
* Các tiện ích gia tăng (bể bơi, phòng tập, phòng họp…)

Quản lý nhà thầu phụ

Các nhà thầu phụ chuyên ngành sẽ được sử dụng trong gói quản lý vận hành tổng thể, chủ yếu trong các phần công việc như: đảm bảo an ninh, đảm bảo cảnh quan môi trường, bảo trì bảo dưỡng chuyên ngành các hệ thống thiết bị và v.v. Việc quản lý này nhằm đảm bảo các kế hoạch và yêu cầu công việc mà các nhà thầu phụ cam kết được thực hiện đúng, đủ, và với chất lượng đã cam kết. Các nội dung làm việc giữa nhà quản lý và các nhà thầu phụ bao gồm:

* Khảo sát thực địa và thiết lập yêu cầu công việc;
* Xác lập khối lượng và yêu cầu nhân sự, vật tư thực hiện công việc;
* Thiết lập hợp đồng với nhà thầu phụ;
* Giám sát hàng ngày lịch và chất lượng công việc;
* Chế tài chặt chẽ xử lý các hiện tượng sai lệch, không thực hiện đúng đủ công việc theo cam kết.
Nhà quản lý cũng phải nắm rõ các hợp đồng thầu phụ khác do Chủ đầu tư/Ban Quản trị ký (bảo trì hay sửa chữa các hệ thống kỹ thuật tòa nhà) để đảm bảo thay mặt giám sát thực hiện.

Tài chính quản lý vận hành

Công việc quản lý vận hành được thực hiện 24/7 và được triển khai bởi bộ máy nhân sự chuyên ngành, các nhà thầu phụ, và được cung cấp tiện ích chung (điện, nước…) bởi hệ thống của địa phương, vì vậy việc đảm bảo đủ/kịp thời tài chính là rất quan trọng, tránh thiếu hụt gây gián đoạn hoạt động. An Điền luôn đảm bảo duy trì:

* Ngân sách tài chính QLVH phải được dự báo kỹ lưỡng;
* Các mức phí được thống nhất với thời hạn thu và hình thức thu phù hợp; * Việc thu phí và các chi phí được duy trì chứng từ minh bạch;
* Các phát sinh bất khả kháng được báo cáo kịp thời và tìm kiếm sự đồng thuận xử lý;
* Soạn thảo báo cáo tài chính hàng năm và dự báo ngân sách cho năm tiếp theo.

Quản lý việc sử dụng các dịch vụ tiện ích chung

• Phòng sinh hoạt cộng đồng,
• Hồ bơi,
• Sân tenis
• Khu vui chơi trẻ em,
• Khu đãi tiệc…

QUẢN LÝ TÒA NHÀ VĂN PHÒNG

Để tòa nhà có thể hoạt động và vận hành trơn tru, luôn đảm bảo chất lượng thì sự góp mặt của những đơn vị quản lý văn phòng là cực kỳ cần thiết và quan trọng. Chất lượng quản lý văn phòng cũng có ảnh hưởng lớn tới việc định giá giá trị tòa nhà cũng như thu hút các khách hàng thuê văn phòng. Với những đơn vị quản lý lớn, uy tín trên thị trường thường mang tới sự an tâm và dễ dàng thu hút khách thuê hơn.

Chúng tôi thực hiện Quản lý Tòa nhà văn phòng bằng các công việc sau:

Công tác Làm sạch

• Làm sạch bên trong tòa nhà: làm sạch sàn nhà, thảm sàn nhà, lau kính, thang máy, …
• Làm sạch bên ngoài tòa nhà: làm sạch hành lang, chăm sóc cây xanh: tưới nước, bón phân, cải tạo đất, cắt tỉa, nhổ cỏ, diệt sâu bọ, …. cho toàn bộ cây xanh xung quanh tòa nhà;
• Xử lý rác thải.

Kiểm soát an ninh

• Giám sát người ra vào tòa nhà
• Thường xuyên tuần tra vào ban đêm
• Đảm bảo an ninh 24/24

Kiểm soát Côn trùng

• Bảo vệ tài sản của bạn và nâng cao năng suất cho nhân viên
• Côn trùng gây hại là nguy cơ tiềm ẩn đối với sự phát triển của các tòa nhà – văn phòng, sự phá hoại của chúng làm ảnh hưởng đến uy tín, chất lượng dịch vụ và sức khỏe con người.
• Mỗi tòa nhà văn phòng cần phải được đánh giá cẩn thận để đánh giá nguy cơ dịch hại và phát triển một chương trình dịch hại tùy chỉnh.

Kiểm soát hệ thống điện dự phòng

• Bảo dưỡng, bảo trì máy phát điện theo định kỳ
• Luôn đảm bảo nguồn điện dự phòng hoạt động tốt khi có sự cố mất điện lưới • Thực hiện đúng quy trình, nhằm gia tăng tuổi thọ của máy phát điện.
• Đưa ra những đánh giá về hiện trạng thiết bị đối với Chủ Đầu tư, nhằm đảm bảo máy phát điện được hoạt động liên tục.

Kiểm soát hệ thống cấp – thoát nước

• Kiểm tra các cửa cống thường xuyên
• Đường ống nối phải được lắp đặt phù hợp, có kế hoạch bảo trì và bảo dưỡng thường xuyên hệ thống cấp thoát nước cho tòa nhà
• Quản lý chi tiết công tác sửa chữa,bảo dưỡng hệ thống cấp thoát nước
• Đảm bảo hệ thống cấp thoát nước của tòa nhà luôn hoạt động ổn định và hiệu quả nhất.

Kiểm soát rủi ro

Các rủi ro và trường hợp khẩn cấp là một phần của bất kỳ hệ thống nào, kể cả trong điều kiện thông thường. Đây là yếu tố mà An Điền luôn quan tâm hàng đầu tại các bất động sản/tòa nhà mà chúng tôi quản lý.

– Nhằm phát hiện sớm và loại bỏ những nguy cơ gây mất an toàn cho cư dân, khách hàng và hệ thống kỹ thuật, tài sản chung của Tòa nhà (như nguy cơ cháy nổ, mất an toàn trong sử dụng điện, mất an toàn trong sử dụng thang máy …)
– Phát hiện sớm và giảm thiểu tiến tới loại bỏ các nguy cơ gây hư hỏng cho tài sản, thiết bị chung của Tòa nhà;
– Phát hiện và xử lý sớm các nguy cơ gây ảnh hưởng đến sinh hoạt và hoạt động chung của cư dân, khách hàng trong phạm vi Tòa nhà …
– Phát hiện, chủ động ngăn ngừa, tiến tới giảm thiểu các yếu tố môi trường bất lợi như mưa lớn, gió bão …

Các nguyên tắc kiểm soát rủi ro:

– Tuyệt đối không cho phép đặt các vật liệu, đồ vật hoặc phế liệu ở khu vực hành lang chung, khu vực lối thoát hiểm, thang thoát hiểm;
– Nếu sử dụng các thiết bị phục vụ lợi ích công cộng trong Tòa nhà, cần kiểm tra chắc chắn rằng các thiết bị đó đã được đặt ở nơi an toàn, được kiểm soát chặt chẽ và các dây điện không bị lộ, lòng thòng dễ gây rủi ro.
– Các thiết bị, đồ vật phải được dắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, đảm bảo lối giao thông nộ bộ thông thoáng.
– Kiểm tra các thiết bị máy móc của khách hàng đã được đảm bảo an toàn theo quy định của Tòa nhà.
– Khách hàng tuyệt đối không được bầy các hàng hóa, tài sản cá nhân trong khu vực sử dụng chung của Tòa nhà.
– Các hệ thống điện lắp thêm của khách hàng phải được kiểm tra thường xuyên và phải tuân thủ theo quy định của Tòa nhà.
– Tuyệt đối không được treo bất kì vật gì lên đầu phun cứu hỏa.
– Đảm bảo các tủ cứu hỏa luôn luôn được thông thoáng.
– Các miệng của hệ thống điều hòa (miệng thổi, miệng hút) phải được vệ sinh theo định kỳ.
– Các chất dễ cháy hay nguy hiểm không được phép cất, chứa trong khu vực văn phòng.
– Kho hàng không được cản trở hoạt động của vòi phun cứu hỏa và khoảng cách ít nhất phải là 500mm và phải được duy trì giữa kho và vòi phun cứu hỏa.
– Thiết bị phục vụ phòng cháy chữa cháy phải được duy trì phù hợp với nội quy.
– Các lối thoát hiểm tuyệt đối không được sử dụng làm kho chứa hàng.
– Báo cáo kiểm soát rủi ro phải được lập thường xuyên và duy trì về tất cả các tài sản, liệt kê và phát hiện các mối nguy hiểm, chi tiết hàng ngày và cách thức khắc phục các mối nguy hiểm đó. Bao gồm các mẫu sau:
* Báo cáo của bộ phận kỹ thuật.
* Biên bản kiểm tra hàng ngày giữa bộ phận kỹ thuật và bộ phận liên quan.